Kurz gesagt: Klaviyo berechnet dir jeden Monat die Zahl deiner aktiven Profile. Unterdrückte Profile (abgemeldet, gebounct, als Spam markiert oder manuell unterdrückt) zählen nicht mit. Wer inaktive Kontakte regelmäßig unterdrückt, Profile ohne Einwilligung nicht mitschleppt und den Tarif danach von Hand herunterstuft, zahlt oft eine oder mehrere Stufen weniger. Und das, ohne einen einzigen Käufer zu verlieren.

Viele Shops schauen auf ihre Klaviyo-Rechnung wie auf die Stromrechnung: Sie steigt jedes Jahr, man zahlt sie halt. Dabei steckt in fast jedem Account, den wir prüfen, ein großer Block Kontakte, die seit Monaten keine Mail geöffnet, nichts geklickt und nichts gekauft haben. Für jeden davon zahlst du jeden Monat mit. Hier ist, wie du das änderst.

Wie rechnet Klaviyo eigentlich ab?

Der Preis für E-Mail richtet sich nach deinen aktiven Profilen. Aktiv ist jedes Profil, das nicht unterdrückt ist. Entscheidend ist also nicht, wie viele Kontakte insgesamt in deinem Account liegen, sondern wie viele davon nicht unterdrückt sind.

• Zählen mit: Newsletter-Abonnenten, aber auch Shop-Kunden ohne Newsletter-Einwilligung, Warenkorbabbrecher mit E-Mail-Adresse und importierte Kontakte, solange sie nicht unterdrückt sind.

• Zählen nicht mit: Profile, die sich abgemeldet haben, deren Adresse hart gebounct ist, die deine Mails als Spam markiert haben oder die du manuell unterdrückt hast.

Genau hier liegt der Denkfehler vieler Shops: Sie glauben, sie zahlen nur für ihre Newsletter-Abonnenten. Tatsächlich zahlen sie auch für jeden Kunden, der über die Shop-Anbindung als Profil angelegt wurde, selbst wenn sie ihn ohne Einwilligung gar nicht anschreiben dürfen.

Der teure Haken: Klaviyo stuft hoch, aber nicht wieder herunter

Überschreitest du die Profilgrenze deiner Stufe, hebt Klaviyo deinen Tarif automatisch an. Räumst du danach auf, bleibt der höhere Tarif bestehen, bis du ihn selbst in den Abrechnungseinstellungen änderst. Viele Shops räumen ihre Liste also auf und zahlen trotzdem weiter den alten Preis. Nach jeder größeren Aufräumaktion gehört deshalb ein Blick in die Abrechnung dazu.

Schritt 1: Finde heraus, wofür du gerade zahlst

Bevor du etwas unterdrückst, verschaff dir einen Überblick. Leg dir dafür drei Segmente an und schau dir die Zahlen an:

1. Alle aktiven Profile: Das ist die Zahl, nach der du bezahlst. Du findest sie in den Abrechnungseinstellungen.

2. Profile ohne Newsletter-Einwilligung, die nie gekauft haben: Das sind meist alte Warenkorbabbrecher, Gastbestellungen ohne Häkchen oder Importe. Im DACH-Raum darfst du ihnen in der Regel ohnehin keine Werbung schicken.

3. Abonnenten ohne Klick und ohne Kauf in den letzten 180 Tagen: Das sind Kontakte, die zwar zugestimmt haben, sich aber seit Monaten nicht mehr für dich interessieren.

Wenn die zweite und dritte Gruppe zusammen einen großen Teil deiner aktiven Profile ausmachen, hast du dein Sparpotenzial gefunden.

Schritt 2: Gib inaktiven Kontakten eine letzte Chance

Unterdrück niemanden kalt. Schick inaktiven Abonnenten vorher eine kurze Rückgewinnungsstrecke, auch Sunset-Flow genannt: zwei bis drei Mails über ein bis zwei Wochen mit einer ehrlichen Frage wie „Willst du weiter von uns hören?“ und einem klaren Klick zum Bleiben. Wer klickt, bleibt. Wer nicht reagiert, wird danach unterdrückt.

Das hat zwei Vorteile: Du holst die Kontakte zurück, die doch noch Interesse haben. Und du kannst mit gutem Gewissen aufräumen, weil du jedem eine Chance gegeben hast.

Schritt 3: Bau ein sauberes Segment für die Unterdrückung

Ein bewährter Aufbau für das Aufräum-Segment sieht so aus. Die Zeiträume passt du an deinen Kaufzyklus an:

• Profil ist älter als 90 Tage, damit du keine frischen Anmeldungen erwischst.

• Kein Klick auf eine E-Mail in den letzten 180 Tagen.

• Keine Bestellung in den letzten 365 Tagen.

• Nicht auf der Website aktiv in den letzten 180 Tagen.

• Den Sunset-Flow durchlaufen, ohne zu reagieren.

Warum Klicks statt Öffnungen? Seit Apple Mail Öffnungen automatisch vorlädt, sehen viele Kontakte aktiv aus, obwohl sie deine Mails nie lesen. Klicks, Website-Besuche und Bestellungen sind die ehrlicheren Signale. Mehr dazu: Öffnungsrate Newsletter: Was sie aussagt.

Schritt 4: Unterdrücken statt löschen

Für deine Rechnung macht es keinen Unterschied, ob ein Profil unterdrückt oder gelöscht ist: Beides zählt nicht mehr als aktiv. Für dein Geschäft schon.

• Unterdrückte Profile behalten ihre Kauf- und Klickhistorie. Deine Auswertungen und der Kundenwert bleiben korrekt.

• Meldet sich ein unterdrückter Kontakt später wieder an, wird er automatisch wieder aktiv, und du weißt sofort, wer er ist.

• Löschen ist endgültig. Nutze es nur, wenn jemand die Löschung seiner Daten verlangt.

In Klaviyo kannst du alle Profile eines Segments auf einmal unterdrücken. Exportiere das Segment vorher als Sicherung, dann bist du auf der sicheren Seite.

Schritt 5: Kontakte ohne Einwilligung nicht mitbezahlen

Das ist in vielen DACH-Shops der größte einzelne Hebel. Über die Shop-Anbindung landen alle Kunden als Profil in Klaviyo, auch die ohne Newsletter-Häkchen. Wer nie gekauft und nie zugestimmt hat, bringt dir im E-Mail-Marketing nichts, kostet aber jeden Monat.

• Unterdrücke Profile ohne Einwilligung, die nicht gekauft haben und älter als ein paar Wochen sind.

• Bestandskunden ohne Einwilligung behältst du nur, wenn du sie rechtlich sauber anschreiben darfst und das auch tust.

• Verschickst du Bestell- oder Versandmails über Klaviyo, prüf vorher, dass deine Unterdrückungsregeln diese Kunden nicht erfassen.

Was du bei Bestandskunden ohne Newsletter-Anmeldung beachten musst, steht hier: E-Mail-Marketing und DSGVO.

Schritt 6: Lass tote Profile gar nicht erst entstehen

• Double-Opt-In im Anmeldeformular: Fake-Adressen und Tippfehler werden gar nicht erst zu aktiven Profilen.

• Keine Listen-Importe ohne nachweisbare Einwilligung. Gekaufte oder alte Listen kosten Geld und ruinieren deine Zustellbarkeit.

• Gewinnspiele nur mit klarer Newsletter-Zustimmung und am besten mit einer eigenen Willkommensstrecke, damit Schnäppchenjäger schnell zeigen, ob sie bleiben.

• SMS und weitere Kanäle erst buchen, wenn du sie wirklich nutzt. Sie werden zusätzlich zum E-Mail-Tarif berechnet.

Schritt 7: Mach das Aufräumen zur Routine

Einmal aufräumen spart einmal. Regelmäßig aufräumen spart dauerhaft. Bewährt hat sich dieser Rhythmus:

1. Der Sunset-Flow läuft dauerhaft und fängt inaktive Abonnenten automatisch ab.

2. Einmal im Quartal unterdrückst du alle Profile aus deinem Aufräum-Segment.

3. Direkt danach prüfst du in der Abrechnung, ob eine niedrigere Stufe passt, und stufst von Hand herunter.

4. Vor großen Aktionen wie Black Friday räumst du nicht auf, sondern danach. In der Hochsaison willst du jeden möglichen Käufer erreichen.

Der Bonus: Aufräumen bringt oft sogar mehr Umsatz

Eine schlankere Liste ist nicht nur billiger. Postfachanbieter wie Gmail und Outlook schauen genau darauf, wie viele Empfänger mit deinen Mails interagieren. Schickst du laufend an Kontakte, die nie reagieren, landen deine Mails öfter im Spam, auch bei den Kunden, die eigentlich kaufen würden. Nach dem Aufräumen steigen Klickrate und Zustellbarkeit meist spürbar.

Wenn deine Mails schon jetzt im Spam landen, hilft dir dieser Artikel weiter: Newsletter landet im Spam? 9 Ursachen.

Was du beim Kostensenken nicht tun solltest

• Käufer der letzten zwölf Monate unterdrücken, nur weil sie keine Mails öffnen. Sie kaufen oft trotzdem, und Klaviyo sieht die Bestellungen.

• Wild nach Öffnungsraten aussortieren. Wegen Apple Mail ist das Signal zu ungenau.

• Profile löschen statt unterdrücken. Die Historie ist dann weg.

• Kurz vor einer großen Aktion aufräumen.

• Vergessen, den Tarif danach herunterzustufen.

Häufige Fragen

Zählen abgemeldete Kontakte zu meinen Klaviyo-Kosten?

Nein. Abgemeldete Profile sind unterdrückt und zählen nicht als aktive Profile. Dasselbe gilt für hart gebouncte Adressen, Spam-Beschwerden und manuell unterdrückte Profile.

Zählen Kontakte ohne Newsletter-Einwilligung mit?

Ja, solange sie nicht unterdrückt sind. Genau das übersehen viele Shops, deren Shop-System alle Kunden an Klaviyo überträgt.

Senkt Klaviyo meinen Tarif automatisch, wenn ich weniger Profile habe?

Nein. Nach oben passt Klaviyo den Tarif automatisch an, nach unten musst du ihn selbst in den Abrechnungseinstellungen ändern.

Kann ich unterdrückte Profile zurückholen?

Manuell unterdrückte Profile kannst du wieder freigeben. Wer sich abgemeldet hat, wird nur durch eine neue Anmeldung wieder aktiv. Das ist auch richtig so.

Wie oft sollte ich meine Liste aufräumen?

Für die meisten Shops reicht einmal im Quartal, ergänzt um einen dauerhaft laufenden Sunset-Flow. Bei sehr schnell wachsenden Listen oder vielen Gewinnspiel-Anmeldungen lohnt sich ein monatlicher Blick.

Wie viel kann ich damit sparen?

Das hängt davon ab, wie viele deiner aktiven Profile inaktiv sind und wo die Grenzen der Tarifstufen liegen. Rechne es mit dem Preisrechner auf klaviyo.com nach: einmal mit deiner aktuellen Profilzahl, einmal ohne die inaktiven Kontakte. Wie Klaviyo seine Preise aufbaut, haben wir hier erklärt: Klaviyo Kosten.

Du willst wissen, wie viele deiner bezahlten Profile tot sind und wie viel du konkret sparen kannst? Genau das schauen wir uns im Klaviyo-Audit an: Liste, Tarifstufe, Zustellbarkeit und E-Mail-Umsatz. Passende Segmente für danach findest du hier: Newsletter segmentieren.

Autor: Marcel Steiner, Gründer und Head of Email bei Directly Media. Stand: November 2026.